Les associations ont des devoirs

Qu'il s'agisse d'un club de football, d'une école de musique ou d'un centre de loisirs, aucune association ou structure municipale ne peut se soustraire aux obligations légales en matière de recueil et de conservation des données personnelles. Voilà en substance le message que souhaite faire passer la Cnil.

Une association, par exemple, ne peut conditionner l'inscription d'un enfant ou d'un adulte à la communication d'informations indiscrètes. Si les numéros de téléphone ou de police d'assurance sont des éléments utiles, il est tout à fait possible de refuser d'indiquer sa nationalité, son numéro de sécurité sociale ou son statut matrimonial lors de l'inscription de son enfant à un cours de guitare. On estime que ces informations peuvent être conservées pendant 2 ans suivant le dernier contact avec l'organisme.

Sur le formulaire d'adhésion doivent par ailleurs figurer un certain nombre d'informations, dont l'identité du responsable, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses à fournir ainsi que les destinataires des informations recueillies. En effet, un club a le droit de céder les données recueillies à des partenaires ou de diffuser les coordonnées de ses membres à condition de les en informer préalablement. Ces derniers ont la possibilité de s'opposer à cette diffusion soit en cochant une case prévue à cet effet sur le bulletin d'inscription, soit par demande écrite.

Le bulletin d'inscription doit enfin mentionner le droit des adhérents à accéder et/ou rectifier les données qu'ils ont transmises (loi informatique et liberté du 6 janvier 1978). Il suffit d'en faire la demande par courrier recommandé avec accusé de réception pour que le responsable de l'organisme vous communique la copie de toutes les informations vous concernant ou procède aux modifications. Si le club ne respecte pas ces obligations, il est possible de saisir la Cnil (8, rue Vivienne, Paris cedex 02). La procédure est gratuite.